Большой расход бензина: причины. Понижающие и повышающие коэффициенты. Неправильная работа электронного блока управления мотором

Акценты этой статьи:

• норм ы расхода ГСМ для автотранспорта установлены действующим законодательством;
• к базовым нормам применяются повышающие или понижающие корректировочные коэффициенты;
• при списании топлива в учете надо сравнить фактический и нормативный рас ход топлива.

Почти каждое предприятие в своей хозяйствен-ной деятельности использует автотранспорт. Фактический расход топлива часто отличается от установленной нормы. Причины перерасхода могут быть самые разные: погодные условия, состояние дорог, пробег авто, а также нерациональное использование топлива водителем. Поэтому возникает вопрос: по каким нормам нужно списывать топливо? И как отражать в бухгалтерском и налоговом учете перерасход топлива? Ответы на эти вопросы вы найдете в консультации.

Нормы расхода ГСМ на автотранспорте

Нормы расхода ГСМ для автомобилей утверждены приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43 (далее – Нормы № 43). Там приведены базовые линейные нормы расходов топлива для более чем 1 200 моделей (модификаций) автомобилей, нормы расхода топлива на выполнение транспортной работы и на работу специального оборудования, а также система коэффициентов кор-ректировки нормативных расходов топлива.

Согласно п. 1.1 Норм № 43, на предприятиях могут использоваться следующие нормы и коэффици-енты корректировки:

• баз овая линейная норма на пробег автомо­биля;
• норма на выполнение транспортной работы;
• норма на тонну снаряженной массы;
• норма на одну поездку с грузом;
• норма на пробег при выполнении специальной работы;
• норма на работу спецоборудования, установленного на автомобилях;
• базовая норма на работу автономного (независимого) обогревателя.

Понижающие и повышающие коэффициенты

К нормам расхода топлива применяются различные корректирующие коэффициенты, которые повышают или понижают нормы. Причины, приводящие к применению таких коэффициентов, приведены в табл. 1 на следующей странице.

Если вам надо применить одновременно несколько корректировочных коэффициентов, тогда вы должны рассчитать суммарный коэффициент корректировки, равный сумме таких надбавок.

Таблица 1

Причины, приводящие к применению коэффициентов корректировок норм расхода топлив а
Повышение норм расхода (п. 3.1 Норм № 43)	Понижение норм расхода (п. 3.2 Норм № 43)
Работа в холодное время года. Работа в горной местности и/или на маршрутах с холмистым рельефом. Работа на дорогах со сложным планом. Работа в городских условиях. Работа с частыми остановками. Работа, которая требует снижения скорости. Работа в карьерах, езда по полям, на лесных или степных участках. Работа в сверхтяжелых дорожных условиях. Эксплуатация новых автомобилей и двигателей. Поездка на автомобиле с длительным сроком эксплуатации. Почасовая работа грузовых авто. Учебная езда. Необходимость поддержания комфортных температурных условий в салоне. Езда на дорогах общего пользования за пределами города и на дорогах, проходящих через населенные пункты. Использование специальных транспортных средств, оборудованных специальной звуковой сигнализацией, для выполнения неотложных служебных заданий	Работа за пределами населенных пунктов на дорогах общего пользования. Эксплуатация городских автобусов в режиме «на заказ» или с другой целью, но не на постоянных маршрутах. Решение руководства предприятия

Бухгалтерский и налоговый учет

В бухгалтерском учете стоимость израсходованного топлива отражается в зависимости от цели использования автотранспорта и списывается с кредита субсчета 203 «Топливо» в дебет соот-ветствующих субсчетов (15, 20, 23, 28, 91–94).

В налоговом учете правила признания расходов описаны в п. 138.4, 138.5 Налогового кодекса (далее – НК):

• расходы, формирующие себестоимость реализованных товаров, выполненн ых работ, предоставленных услуг, признаются расходами того отчетного периода, в котором признаны дохо-ды от реализации;
• прочие расходы признаются расходами того отчетного периода, в котором о ни были понесены.

Из этого следует вывод:

• стоимость ГСМ, включенных в себестоимость произведенной продукции (выпо лненных работ, предоставленных услуг) и в первоначальную стоимость приобретенных товаров, попадет в состав расходов предприятия только в периоде признания доходов от реализации такой продукции (товаров, работ, услуг);
• затраты на приобретение ГСМ, стоимость которых включена в состав прочих расходов предприятия (административных, расходов на сбыт, прочих операционных расходов), участвуют в расчете базы налог ообложения в том периоде, в котором они были понесены (т. е. в пери-оде списания израсходованных ГСМ с баланса).

Для целей налогового учета самое важное – доказать хозяйственность километража. Так, согласно п. 138.2 НК налоговые расходы признаются на основании первичных документов, подтверждающих фактические затраты налогоплательщика и их связь с его хоздеятельностью.

Кроме того, необходимо сделать расчет и сравнить нормативный и фактический расход топлива. Если фактический расход не превышает норму, то в состав расходов предприятия спокойно попадает вся стоимость фактически израсходованного топлива. Если же фактический расход превышает нормативный, тогда в состав налоговых расходов вы сможете включить только стоимость ГСМ в пределах норм (пп. «и» пп. 138.8.5, п. 140.3 НК).

Какие последствия по НДС возникают в случае сверхнормативного расхода ГСМ?

Предприятию придется признать условную поставку на сумму такого перерасхода, то есть начислить налоговые обязательства по НДС исходя из стоимости приобретения топлива (пп. «г» п. 198.5 НК).

Нужно ли включать стоимость перерасхода топлива в налогооблагаемый доход водителя и удерживать НДФЛ, начисленный на сумму перерасхода?

Если перерасход топлива возник не по вине работника, то оснований для удержания НДФЛ нет.

Однако возникший по объективным причинам (сложные погодные условия, техническое состояние авто и др.) перерасход должен быть подтвержден документально. Например, актом о техническом состоянии автомобиля с выводами комиссии, в котором указана причина перерасхода и фактический расход топлива.

Если будет доказано, что перерасход топлива произошел по вине работника, тогда предприятие может взыскать с него стоимость такого топлива. Например, удержать стоимость бензина из его зарплаты. При этом рекомендуем оформить документы, подтверждающие вину работника: нужна объяснительная записка работника и его заявление на удержание этой суммы, а также приказ о дисциплинарном взыскании.

А если вина работника доказана, однако предприятие не станет взыскивать с него стоимость перерасхода топлива, тогда придется удержать с работника НДФЛ, начисленный на стоимость перерасходованного топлива. Ведь в этом случае стоимость бензина будет считаться допблагом, полученным от работодателя (пп. 164.2.17 НК). При этом база налогообложения определяется с учетом натуркоэффициента (п. 164.5 НК).

Списание топлива в учете

На предприятии ООО «Весна» (находится в г. Днепропетровске) в ноябре 2014 года для исполнения служебных обязанностей (поездок по городу) административного персонала использовался автомобиль Mitsubishi Pajero. Согласно данным путевых листов расход ГСМ составил 350 л (в связи с техническим состоянием автомобиля), пробег – 1 660 км.

Пользуясь Нормами № 43, рассчитаем нормативный расход бензина для этого автомобиля:

базовая линейная норма – 14,8 л/100 км пробега;

повышающие коэффициенты:

– за работу в холодное время года – 2 % (пп. 3.1.1.1 Норм № 43);

– за работу в условиях города – 15 % (пп. 3.1.4 Норм № 43).

Нормативный расхода топлива согласно п. 4.1 Норм № 43 рассчитывается по формуле

Qн = 0,01 х Нs х S х (1 + 0,01 х K∑ ),

где Qн – нормативный расход топлива, л;

Нs – базовая линейная норма расхода топлива, л/100 км;

S – пробег автомобиля, км;

K∑ – суммарный корректировочный коэффициент, %.

Подставим в эту формулу значения из нашего примера:

Qн = 0,01 х 14,8 х 1 660 хx (1 + 0,01 х 17) = 287,45 л.

Таким образом, перерасход составил 62,55 л (350 л – 287,45 л).

Отразим данные по перерасходу в табл. 2.

Таблица 2

Наименование и цена (грн/л)	Фактическое количество (л)/стоимость (грн.)	По норме: количество (л)/стоимость (грн.)	Сверх установленных норм (перерасход) (л)/стоимость (грн.)
Бензин – 15,00

Бухгалтерский и налоговый учет при перерасходе топлива

(грн.)

		Первичныедокументы	Бухгалтерский учет			Налоговый учет
	Списано топливо	Путевой лист
	Отражен сверхнормативный расход топлива	Путевой лист, учетные регистры
	Начислены налоговые обязательства по НДС (938,25 х 20 %)	Налоговая накладная

1. Стоимость перерасхода топлива:

в бухгалтерском учете – списывается на прочие операционные расходы;

налоговом учете – не включается в состав расходов, так как считается, что такие ГСМ не были использованы в хозяйственной деятельности. Также предприятие должно начислить налоговые обязательства по НДС на стоимость перерасхода.

2. Если перерасход топлива возник не по вине работника, то причину перерасхода необходимо документально зафиксировать и пояснить. Тогда стоимость «лишнего» топлива не надо будет удерживать с работника и облагать НДФЛ.

Налаженный контроль расхода топлива на предприятии - это одно из обязательных условий эффективной работы транспортного департамента. Затраты на закупку ГСМ составляют львиную долю расходной части бюджета таких структурных подразделений, и потому их стоит минимизировать - в первую очередь за счет исключения злоупотреблений.

Организация системы контроля расхода топлива на предприятии (СКРТ) должна включать целый комплекс мероприятий. Но ключевым аспектом все равно будет установка специального оборудования, способного фиксировать фактические затраты горючего в автоматическом режиме, при минимальном влиянии персонала на этот процесс.

Способы хищений ГСМ и других махинаций с топливом

Чтобы эффективно контролировать расходование топлива коммерческим транспортом, необходимо иметь хотя бы поверхностное представление о том, как может осуществляться его хищение. Существует довольно много способов:

1. Слив бензина или дизельного топлива. Этот способ – самый простой. Он предполагает фактическую кражу горючего из топливных баков. Слитое топливо либо используется в личных целях, либо продается.
2. Использование чеков о заправке. Если заправка осуществляется не на предприятии, а самим водителем с последующим отчетом в бухгалтерию, то недобросовестный сотрудник может приобрести чеки у третьих лиц. После предъявления чеков водитель получает финансовую компенсацию.
3. Махинации с одометром. Если автомобиль не оборудован современными навигационными системами и бортовыми самописцами, то путем относительно простых манипуляций величина суточного пробега может завышаться. После этого водитель использует один из двух способов, описанных выше: либо покупает чеки, либо сливает и продает «излишек» бензина.

Кроме того, к злоупотреблениям относится и нецелевое использование служебного либо коммерческого транспорта. При отсутствии должного контроля водитель может выполнять рейсы без отчета, присваивая оплату за них. В этом случае увеличивается расход ресурса автомобиля и расход ГСМ (бензина/дизельного топлива, масла и т.д.).

Как видите, способов обмана предприятия довольно много. При этом организация несет потери не только из-за перерасхода горючего, но и из-за того, что транспорт либо простаивает, либо эксплуатируется нецелевым способом.

Системы контроля расхода топлива на предприятии

Чтобы избежать описанных выше злоупотреблений, контроль расхода ГСМ на предприятии должен носить системный характер. Внедрение комплекса контрольных процедур – как организационных, так и технических - позволит снизить расходы на закупку горючего, а также на профилактическое обслуживание и ремонт самой техники.

Для контроля расхода топлива могут применяться самые разные методики:

Топливные карты

Ранее для децентрализации закупки горючего использовались топливные талоны. Но они обладали существенным минусом: их можно было легко подделать. Таким образом, создавалась почва для злоупотреблений, описанных выше.

Альтернативной талонам на сегодняшний день служат топливные карты . У них есть ряд особенностей:

• Учет на карте ведется не в денежных единицах, а в литрах. Т.е. на рейс выделяется определенный объем горючего, конвертировать который в финансы будет в разы сложнее, чем при использовании талонов.
• Существуют как универсальные карты, так и карты, рассчитанные на определённый вид топлива. Это также усложняет махинации.
• Наконец, получить информацию о списании объемов топлива с карты можно в любое время – эти сведения доступны онлайн. Это также облегчает контроль и затрудняет хищения.

Кроме того, карты весьма удобны в использовании: они защищены пин-кодом, а при утере или краже их можно заблокировать.

В целом же переход на карты для топлива повышает и уровень безопасности: водителю не приходится возить при себе большие суммы денег.

Контроль расхода топлива и мониторинг транспорта ГЛОНАСС/GPS

Впрочем, несмотря на всю эффективность, система топливных карт все еще оставляет возможности для махинаций. Именно поэтому внедрять ее стоит параллельно с системой GPS/ГЛОНАСС мониторинга транспорта .

Такой подход предусматривает оборудование всего автопарка, выполняющего коммерческие рейсы, GPS трекерами с подключением к общей системе мониторинга. Это позволяет:

• В режиме реального времени отслеживать перемещение каждой единицы транспорта.
• Контролировать соблюдение маршрутов, повышая водительскую дисциплину и заблаговременно пресекая злоупотребления.
• Исключить использование служебного автотранспорта в личных целях.
• Повысить уровень безопасности движения.

Эффективность работы этой системы достаточно высока. Контроль расхода топлива и мониторинг транспорта позволяют отслеживать все перемещения максимально точно. Поэтому руководитель предприятия либо транспортного департамента может в любой момент узнать, где находится тот или иной автомобиль - а значит, завысить расход горючего будет предельно сложно.

Системы контроля уровня топлива

И все же наиболее эффективной мерой по предотвращению хищений горюче-смазочных материалов, приписок и злоупотреблений будет применение специальных систем, включающих:

• программное обеспечение;
• систему передачи информации;
• датчики топлива , отслеживающих уровень горючего в баке.

Работают такие системы по такому алгоритму:

• В бак для горючего устанавливается датчик, фиксирующий фактический уровень топлива и регистрирующий изменение этого уровня.
• Датчик присоединяется к основному GPS трекеру системы (терминалу мониторинга транспорта), расположенному в кабине автомобиля. Этот блок пломбируется, что исключает вмешательство в его работу.
• Система мониторинга передает информацию об уровне горючего на сервер – и владелец может следить за расходом ГСМ и периодичностью заправок в удаленном режиме.

При работе модуля используются ресурсы систем глобального позиционирования ГЛОНАС/GPS, что позволяет контролировать перемещения автомобиля и соотносить эти данные с информацией, поступающей от емкостных датчиков в топливных баках.

Плюсы систем контроля расхода топлива

Внедрение комплексных систем контроля расхода топлива на предприятии обеспечивает целый ряд преимуществ:

• Эффективную борьбу со злоупотреблениями (это повышает не только финансовую эффективность организации, но и дисциплину в целом).
• Контроль закупок и расходования ГСМ, обеспечивающий сокращение затрат.
• Оптимизацию использования автотранспорта за счет минимизации простоев и нецелевых рейсов.
• Получение объективной информации об использовании автопарка.
• Снижение уровня аварийности и травматизма (оно также обеспечивается за счет дисциплинирующего эффекта и отсева сотрудников, склонных к злоупотреблениям).

Все эти преимущества делают инвестиции в закупку контрольного оборудования и внедрение системы контроля расхода топлива и ГСМ весьма выгодными!

Учет расхода ГСМ по документам

Помимо действенной системы мониторинга расхода ГСМ для достижения максимального эффекта необходимо внедрение единых правил и стандартов учета. Как правило, основой для бухгалтерской части учета является положение «О бухгалтерском учете и отчетности».

Документами, подтверждающими расход топлива для осуществления коммерческой деятельности предприятия, являются:

• путевые листы;
• прилагаемые к ним товарно-транспортные накладные.

В первичных документах обязательно должна содержаться такая информация:

• величина пробега;
• масса перевозимого груза;
• сведения о заправках.

На основании этих данных рассчитывается нормируемый расход ГСМ для конкретного транспортного средства.

Расходы на горючее могут учитываться двумя способами:

• Для производственных целей - в составе материальных затрат;
• Для управленческих и организационных целей - в составе прочих расходов, связанных с основной деятельностью.

В любом случае необходимо экономическое обоснование и документальное подтверждение этих расходов. Использование топливных карт упрощает учет расхода ГСМ и формирование отчетности – но в любом случае необходимо контролировать оборот документов, получаемых от процессингового центра.

Наладить эффективно работающий контроль расхода топлива на предприятии непросто: он должен включать целый комплекс организационных и технических решений. Но и временные, и финансовые затраты на внедрение системы отслеживания расхода горючего быстро окупаются, в первую очередь – за счет сведения к минимуму уровня хищений и снижения затрат на закупку ГСМ.

Специалисты нашей компании подберут оптимальный вариант отслеживания и управления расходом топлива на Вашем предприятии. В списке наших услуг есть как готовые решения, так и разработка индивидуальных систем контроля.

Многих автомобилистов волнует вопрос перерасхода топлива. Никому не хочется тратить деньги впустую, а топливо, как мы знаем, сегодня стоит довольно недешево. Поэтому водители пытаются определить причины перерасхода топлива. Некоторые из них делают это самостоятельно, но большинство обращается к специалистам на СТО. Перерасход топлива может быть следствием не какой-то одной проблемы, а нескольких сразу. В основном, причиной большой затраты топлива является неисправность вашего автомобиля. Излишний расход топлива может быть вызван техническими неисправностями автомобиля, либо человеческим фактором – в данном случае речь идет о некорректном вождении, установке на машину дополнительного оборудования или перегрузке автомобиля, и так далее.

1. Нарушения в системе питания двигателя

Нарушения в системе питания двигателя относятся к крайне серьезным причинам перерасхода топлива. Если имеются неполадки в топливной системе двигателя, то расход топлива будет очень большим. К таким нарушениям можно отнести не отрегулированный и засоренный , дырки в диафрагмах, некорректную прошивку инжектора, проблемы с форсунками и прочее.

Если это грузовая машина, то большие затраты топлива наблюдаются при неисправностях топливного насоса высокого давления, и это является основной причиной повышенного расхода топлива. Многие говорят, что плохой по качеству бензин способствует его перерасходу.

В современных инжекторных автомобилях встроены кислородные датчики. Именно они отслеживают состав смеси. Если бензин плохого качества, то смесь получается бедная. Чтобы такую смесь обогатить, компьютер увеличивает время впрыска , и в результате повышается расход бензина. Если же бензин будет лучше очищен, это продлит службу топливной системы, но на расход бензина не повлияет никак. Причиной перерасхода также может быть изменение давления в топливной системе.

Оно может быть или ниже нормы, или выше ее. В большинстве случаев встречается давление ниже нормы, в редких случаях давление оказывается слишком высоким. Когда давление понижается, двигатель теряет мощность. Если же автомобиль с АКПП, то понижение давления увеличивает время работы двигателя на повышенных оборотах, и это приводит к перерасходу топлива.

Если не следить за состоянием двигателя, то снижается его КПД, и двигатель может начать троить. Это может произойти из-за грязных форсунок. При этом нарушается нормальное смесеобразование, и бензин хуже распыляется. Чтобы это устранить, нужно просто почистить форсунки, можно сделать это даже самостоятельно.

2. Другие технические неисправности (катализатор, воздушный фильтр, сцепление)

1. Еще одной технической неисправностью, которая увеличивает расход топлива вашего автомобиля, является неисправный катализатор. Катализатор может прогореть спустя какое-то время, или же вообще частично разрушиться. Чем сильнее забит катализатор, тем больше он оказывает сопротивление выхлопным газам. Мощность двигателя будет уменьшаться – расход топлива увеличится. Причинами, по которым может разрушаться катализатор, являются старые свечи зажигания, грязные инжекторы двигателя, тряски на дорогах, но более всего он страдает из-за плохого бензина.

2. Забитый также является одной из причин того, что ваш автомобиль употребляет много топлива. Грязный воздушный фильтр не дает воздуху попадать в цилиндры в том количестве, в котором нужно. Вследствие этого смесь становится богатой. В двигателе не хватает воздуха, и он теряет свою мощность. Поэтому и происходит перерасход топлива. Состав смеси, конечно, регулирует кислородный датчик, но мощность двигателя все равно падает. Если воздушный фильтр сильно забит, то обороты двигателя не поднимаются до своего предела.

3. Также увеличивает расход топлива изношенное сцепление. Автомобиль начинает пробуксовывать, и приходится постоянно газовать.

4. Очень частой причиной перерасхода топлива являются изношенные или загрязненные свечи зажигания. Они отвечают за воспламенение топливной смеси, а если они изношенные или загрязненные, то и воспламеняться будут с перебоями, и это сказывается на расходе топлива.

3. Дополнительные факторы (стиль вождения, включенный кондиционер, температурный режим двигателя, вязкость смазочных материалов, неправильный размер колёс)

1. Очень многое в экономии топлива зависит и от стиля вождения автомобиля. Если делать быстрый переход на высшую передачу, использовать движение по инерции и плавно тормозить, то можно уменьшить затрату топлива. Ведь чем реже вы будете использовать тормоз, тем меньшим будет и расход. Старайтесь избегать пробок. Ведь в пробках вы также теряете топливо. Если ехать на пятой передаче со скоростью 60 км/ч, то вы сможете добиться максимальной экономии.

2. Электроприборы в вашем автомобиле также способствуют перерасходу топлива. Но не стоит забывать, что экономить на обогреве стекол и зеркал лучше не надо. Ведь они отвечают за вашу безопасность. Много спорных вопросов и касательно кондиционера. Но стоит сказать, что затраты топлива на работу кондиционера оправданы за счет улучшения аэродинамики при закрытых окнах. Ведь при езде с открытыми окнами аэродинамические характеристики машины ухудшаются, и расход топлива увеличивается от 5 до 7%.

3. Температура двигателя также является не менее важной причиной перерасхода. Когда двигатель не прогрет, расход топлива увеличивается. Если автомобиль вам требуется лишь для поездок на короткие дистанции, то двигатель не успевает прогреться, и затраты топлива будут больше, чем при поездках на длинные расстояния. Для двигателя оптимальной температурой является 98-103°С.

4. Сильно влияет на расход топлива неправильный выбор вязкости масел двигателя. Если использовать масло высокой вязкости, то расход топлива растет. Наиболее подходящим показателем вязкости моторного масла является 10-W.

5. Электронная система управления АКПП, гидравлика, кинематика будут оптимально работать только с рекомендованным размером колес. Если это не соблюдается, то перерасход топлива будет иметь место однозначно. Например, если колеса от внедорожника поставить на легковой автомобиль. Также нужно следить за давлением в колесах. Низкое давление даст большой перерасход топлива.

6. Увеличит затрату топлива и дополнительный груз. Перегружая автомобиль, мы провоцируем лишний расход бензина. На каждые дополнительные 100 кг груза мы тратим на 10% больше топлива.

7. Также нужно учитывать и время года. Ведь зимой топлива тратится всегда больше, чем летом. На это есть много причин: прогрев двигателя, сгущение масла в двигателе, движение по льду и снегу, и прочее.

Подписывайтесь на наши ленты в

П роблема контроля расходования топлива и предотвращения его сверхнормативного использования является актуальной для большинства предприятий, эксплуатирующих транспортные средства. Если у компании имеются одна-две машины, за каждой из которых закреплен конкретный водитель, это не составит большого труда. Но если автопарк предприятия крупнее, да еще и эксплуатируется в несколько смен, то требуется детальный ежедневный анализ потребления ГСМ. Результатом могут стать выводы о перерасходе, вероятной причиной которого является поведение водителя. По итогам «разбора полетов» компания, скорее всего, захочет взыскать стоимость необоснованно израсходованных ГСМ с нерадивого работника. В этом случае необходимо очень четко соблюдать все требования к процедуре установления факта перерасхода и взыскания причиненного ущерба. В противном случае действия организации могут быть успешно оспорены в суде.

Термин «перерасход» (или «пережог») топлива, хотя и является общеупотребимым и понятным для транспортных компаний, но законодательно не определен.

Базовый документ для установления его смысла - Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, далее - Методические рекомендации). Этот документ обязателен для всех организаций и предпринимателей, эксплуатирующих автомобильную технику на территории России.

Пункт 3 Методических рекомендаций определяет, что нормой расхода ГСМ является установленное значение меры его потребления при работе автомобиля. Такая мера потребления устанавливается путем расчета расхода бензина или дизтоплива в литрах на 100 км пробега. Соответственно, перерасходом топлива будет считаться превышение этого норматива.

Для нормирования расхода ГСМ Методические рекомендации определяют базовые значения расхода топлив. Они установлены для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы. Например, автомобиль «Ока» (ВАЗ-1111) должен потреблять 6,5 литра бензина на 100 км пути, а BMW X5 с бензиновым «движком» 4,8 литра - почти в два с половиной раза больше: 15,5 л.

• зимние надбавки (устанавливаются в зависимости от региона эксплуатации автомобиля);
• повышающие коэффициенты при работе в горной местности, на дорогах со сложным планом, при вождении, требующем частых остановок, и т.д.

Соответственно, каждая компания рассчитывает норму расхода исходя из своей ситуации. При этом конкретный размер поправочных коэффициентов и надбавок в рамках предусмотренных Методическими рекомендациями пределов утверждаются приказом или распоряжением руководителя компании. С документом, устанавливающим итоговые нормы расхода, все водители должны быть ознакомлены под личную подпись.

Три причины

На основании данных о пробеге автомобиля за определенный период рассчитывается нормативный расход топлива. Его сравнивают с фактическим расходом, а затем делается вывод о соблюдении либо несоблюдении норматива. В последнем случае причины могут быть следующими.

Во-первых, возможно, компания сама не учла всех особенностей эксплуатации автомобиля и не применила все необходимые в конкретных условиях надбавки к нормативу.

Во-вторых, не исключены неисправности в работе топливной системы. На перерасход могут влиять и особенности вождения автомобиля в конкретных условиях: например, при управлении транспортным средством на более низких передачах при заданной скорости расход ГСМ, как известно, возрастает. Такая ситуация может возникнуть, если имеются препятствия при движении (пресловутые «пробки») или приходится двигаться по спуску с ограничением скорости и т.д.

Наконец, наиболее волнующая компанию причина - это неправомерные действия самого водителя. К сожалению, не всегда сотрудники организации являются кристально честными, а отсутствие контроля может спровоцировать их слить горючее из бака служебной машины, например, в личный автомобиль (при этом километраж, требуемый для оправдания залитого по документам топлива, просто приписывается), или присвоить себе его стоимость.

Контрмеры

Способов выявления недобросовестных действий водителей, к сожалению, не так много. Самый оптимальный - это установка на транспортные средства систем мониторинга пройденного расстояния, которые водитель не в состоянии «подкрутить» (практика свидетельствует, что показания обычных одометров народные умельцы запросто могут изменить). В этом случае по приборам учета можно будет с достоверностью установить пробег (разработчики соответствующих систем контроля гарантируют расхождение не более 5%). Соответственно, «подкрутить» данные системы водитель не сможет. Также возможна установка систем контроля уровня топлива в баке. В этом случае отследить слив будет еще проще - резкое падение уровня топлива за короткий промежуток времени будет видно по приборам учета.

Если предприятие занимается регулярными перевозками, причем одними и теми же путями, оно может составить паспорта маршрутов с приложением к ним актов замера их протяженности. В этом случае расчетный километраж уже будет известен, а при установлении поправочных коэффициентов к норме расхода ГСМ будут учтены все особенности конкретной дороги. Следовательно, водитель не сможет в путевых листах отразить километраж, весьма отличающийся от данных паспорта маршрута.

К сведению

Свернуть Показать

Обязательным составление паспортов маршрутов является только для пассажирских перевозок (см. Правила организации пассажирских перевозок, утв. приказом Минавтотранса РСФСР от 31.12.1981 № 200).

К сожалению, если приборы контроля отсутствуют, а маршрут постоянно меняется, установить точный пробег автомобиля практически нереально.

Если же в компании возможно внедрение какой-либо из описанных схем, нужен дальнейший систематический мониторинг. Для этого необходимо детальное сравнение данных путевых листов, систем учета километража и информации об остатках топлива в баке по окончании смены. Причем если анализировать данные о километраже возможно, например, за несколько дней или за неделю, то измерять остаток топлива надо именно ежедневно, а когда автомобиль «трудится» посменно, то каждую смену. Это позволит избежать споров о том, в смену какого именно водителя произошел «пережог». В итоге если контролер обнаруживает перерасход, то по данному факту должна быть проведена проверка.

Кто виноват?

Независимо от субъективной убежденности компании в неправомерности действий работника процедура взыскания с него стоимости «пережога» должна быть соблюдена от «А» до «Я». Для проведения служебной проверки может быть создана специальная комиссия.

К сведению

Свернуть Показать

Если проверку обстоятельств причинения ущерба компания не проведет, то ее действия по удержанию стоимости ГСМ с водителя могут быть признаны незаконными (см., например, решение Эжвинского районного суда Республики Коми от 26.04.2012 № 2-453/2012).

Поскольку стоимость перерасходованного топлива представляет для компании материальный ущерб, взыскание будет проводиться по правилам ТК РФ (гл. 39).

Одно из основных условий привлечения работника к материальной ответственности - наличие его вины. В ситуации с перерасходом ГСМ даже наличие данных систем учета и контроля безусловным доказательством вины не будет. Он, как уже было сказано, может быть вызван разными причинами. Поэтому основания считать работника виновным могут быть установлены только после того, как будут исключены все другие факторы, которые повлияют на перерасход.

И что делать?

Сначала организация должна документально подтвердить, что никаких технических причин для перерасхода нет. Для этого необходимо проверить узлы и агрегаты, работа которых влияет на расход ГСМ. Если на предприятии существует своя ремонтная база или в штате имеются соответствующие специалисты, то провести обследование и оформить заключение смогут они. В противном случае целесообразно обратиться в автосервис, который также может документально подтвердить отсутствие на автомобиле неисправностей и конструктивных особенностей, влияющих на расход топлива. Если будет установлено, что «пережог» мог быть вызван техническими причинами, привлекать к ответственности водителя, разумеется, нельзя.

Далее. Если автомобиль исправен, необходимо проверить, не является ли перерасход результатом конкретных дорожных условий его эксплуатации. Особенно это актуально для автомобилей, находящихся в интенсивной эксплуатации, и «возрастного» транспорта (например, автомобили специальных служб, общественный транспорт, транспорт экспедиционных компаний и т.д.). Как правило, их расход ввиду изношенности всех систем редко соответствует нормативному. Поэтому здесь никак не обойтись без так называемого «контрольного заезда (замера)». Для его проведения за управление автомобилем либо рядом с водителем садится незаинтересованное лицо, замеряются данные спидометра и уровень топлива в баке. Затем автомобиль выезжает и в течение 3-4 часов эксплуатируется в дорожных условиях (они должны быть аналогичны тем, в которых он используется обычно). После этого данные спидометра и топливного бака измеряются вновь и фактический расход сравнивается с нормативным.

В результате может оказаться, что конкретный автомобиль действительно расходует топлива больше, чем это предусмотрено нормативом. В таком случае предприятию придется либо увеличить нормативы, либо принять факт перерасхода как данность, на которую повлиять невозможно. Из необходимости проведения проверки обоснованности норм расхода исходит и существующая судебная практика (решение Советского районного суда г. Омска от 02.06.2009 по иску С. к муниципальному унитарному предприятию города Омска (номер неизвестен); решение Устиновского районного суда г. Ижевска Удмуртской Республики от 19.12.2011 по делу № 2-503/11).

Перерасход - в расход

Вопрос о том, может ли предприятие в целях налогообложения установить норму расхода ГСМ по конкретному автомобилю выше максимально предусмотренной (на основании данных контрольных заездов), фактически открыт.

С одной стороны, Методические рекомендации являются обязательными для всех компаний. Более того, в п. 3 документа сказано, что он применяется в том числе и при налогообложении. С другой стороны, ни в подп. 5 п. 1 ст. 254, ни в подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, которые закрепляют возможность учесть в расходах затраты на приобретение ГСМ, ничего не сказано о каких-либо предельных нормах. При этом Минтранс России, специалисты которого написали Методические рекомендации, не наделен полномочиями по нормативно-правовому регулированию в сфере налогов.

В итоге компаниям при нормировании расходов на ГСМ не остается ничего другого, как исходить из общей нормы ст. 252 НК об экономической оправданности и документальном подтверждении затрат. Если организация представит документы, подтверждающие, что на конкретном технически исправном автомобиле расход ГСМ выше норм, утвержденных Минтрансом России, и такое положение вещей является экономически оправданным, она будет вправе принять в расход их полную стоимость. Однако риск доказывания правомерности таких действий будет лежать на налогоплательщике (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.04.2012 по делу № А27-8757/2011).

Объяснительная

По факту обнаружения перерасхода с работника необходимо истребовать письменное объяснение (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). И это не должно быть пустой формальностью. Все изложенные доводы должны быть проверены и оценены. Например, в объяснительной работник может указать, что в какое-то время покидал автомобиль. И, возможно, именно в этот промежуток кто-то слил бензин из бака, а сам он ни при чем. В подобной ситуации возможность взыскать ущерб именно с водителя будет зависеть от двух факторов.

Во-первых, нужно выяснить, позволяет ли инструкция водителя и иные внутренние документы компании покидать автомобиль после прекращения движения. Конечно, очевидно, что невозможно не выходить из автомобиля в течение всей рабочей смены. Но если документами предусмотрено, что покидать автомобиль водитель может, например, только после постановки его в охраняемый гараж либо передав транспорт под контроль иных работников, то все основания для привлечения нарушителя к материальной ответственности будут налицо.

Во-вторых, остается открытым вопрос о том, соблюдала ли сама компания обязанность по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ). И если будет установлено, что водитель оставил автомобиль без присмотра, например, потому, что ему не был обеспечен доступ на охраняемую предприятием территорию либо отсутствовали работники, которым он должен передавать транспортное средство, то о наличии в его действиях вины не может быть и речи.

Размер имеет значение

После того, как будут оценены все обстоятельства, повлекшие «пережог», и компания будет располагать достаточными данными о вине работника, необходимо определиться с размером взыскиваемого ущерба.

Применительно к перерасходу ГСМ это будет цена его приобретения (с НДС) на день причинения ущерба (ч. 1 ст. 246 ТК РФ).

К сведению

Свернуть Показать

Водителя нельзя признать полностью материально ответственным лицом в отношении используемого топлива. Дело в том, что ГСМ в понимании ст. 243 и 244 ТК РФ не является вверяемым работнику имуществом, а сам водитель не является лицом, с которым может быть заключен договор о полной материальной ответственности. Используемые ГСМ служат для них лишь средством, необходимым для исполнения трудовых обязанностей, которым водителя должен обеспечить работодатель (ст. 22 ТК РФ).

При взыскании с работника стоимости перерасходованного ГСМ следует соблюдать ограничения, предусмотренные ст. 138 ТК РФ. По общему правилу размер разового удержания не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику. Получается, что если стоимость перерасхода превысит 20% начисленной зарплаты, то взыскивать придется ежемесячно не более чем по 20% до возмещения всей суммы ущерба.

Взыскание с работника суммы причиненного ущерба производится по распоряжению работодателя в срок не позднее 1 месяца с момента окончательного установления размера ущерба (ст. 248 ТК РФ).

Альтернативные варианты

Конечно, описанный порядок взыскания с работников стоимости ГСМ является весьма кропотливым, требующим учета многих факторов и правильного оформления всех необходимых документов. Поэтому в некоторых случаях предприятия обеспечивают возмещение затрат по «пережогу» иными способами.

Наличие перерасхода уменьшает премию

Чтобы применить этот способ, внутренними документами компании выплата премии должна быть поставлена в зависимость от наличия либо отсутствия перерасхода.

Но здесь также следует учитывать, что перерасход может быть вызван иными причинами, а не только действиями работника. Поэтому, чтобы сотрудник не смог оспорить депремирование, целесообразно ставить премирование в зависимость от доведения работником факта перерасхода до работодателя.

Например, в инструкции водителя можно прописать обязанность незамедлительно по окончании смены доводить до руководства информацию о наличии перерасхода. С технической точки зрения, возможно отследить исполнение этой обязанности, если на автомобиле установлены приборы учета пробега (километража), данные которых водитель не может изменить. По окончании смены, получив данные о пробеге, измерив остаток топлива в баке и сравнив эти данные со сведениями о количестве топлива на начало смены, водитель самостоятельно может рассчитать, вышел ли он за пределы норматива. Далее, узнав об обнаруженном перерасходе, представители администрации могут принять оперативные меры для установления его причин. Работник, в свою очередь, оградит себя от материальной ответственности в спорной ситуации. Если же водитель обязанности по своевременному информированию о перерасходе ГСМ не выполнил, допустив его нарастание, лишение такого работника премии будет обоснованным.

Водитель оплачивает перерасход путем покупки топлива

Конечно, такой способ возможен только при согласии водителя. Но в качестве мотивации работнику можно объяснить, что в противном случае будет проведено служебное расследование, и факт привлечения к материальной ответственности может негативно отразиться на характеристике такого водителя, например, при применении поощрений либо при поиске им новой работы.

Работа любой компании, в которой используются автомобили или же какие-либо другие транспортные средства, в любом случае обуславливается необходимостью расходов на их эксплуатацию, и в частности это касается различных горюче-смазочных материалов. Именно по этой причине в таких компаниях всегда присутствует специалист, который понимает нормы расхода ГСМ и их детальный расчет.

С увеличением стоимости ГСМ руководители преимущественного большинства компаний начинают все более и более часто искать ответы на ряд важных вопросов. В частности, многие начинают осваивать нормы расхода ГСМ, а также стараются искать инструменты, которые предоставляли бы возможность не только детально контролировать расход топлива, но, помимо всего прочего, также минимизировать расходы на это, сохранив при этом эффективность работы всей компании.

Возможность нормирования

Нормирование расходов представляет собой сравнение нормативных затрат на различные горюче-смазочные материалы с теми расходами, которые были фактически списаны.

Есть две основные технологии того, каким образом списываются ГСМ:

• На базе информации о фактически использованном топливе. При этом стоит отметить, что, если вы собираетесь учитывать нормы расхода ГСМ, в специализированном акте должны детально подтверждаться остатки бензина в баках.
• В соответствии с нормами расхода, которые утверждаются руководителем компании, учитывая марку и модель используемых автомобилей, степень износа каждого из них, а также особенности условий работы. Также стоит отметить, что при списании используются и нормы расхода ГСМ, которые устанавливаются распоряжением Министерства транспорта РФ.

Как лучше?

Конечно, гораздо проще просто использовать нормы, а также поправочные коэффициенты, которые предлагает Минтранс, но многие предпочитают разрабатывать собственные нормы для организации. В преимущественном большинстве случаев собственными нормами пользуются те компании, в которых присутствует достаточно большое количество различных транспортных средств, так как процесс разработки является далеко не таким простым, как это может показаться на первый взгляд. Осуществляется он следующим образом:

• Изначально руководитель издает приказ о том, что нужно будет провести замеры расхода топлива по каждому из маршрутов в различных условиях.
• Оформляются результаты проведенных замеров актами по каждому отдельному автомобилю.
• Полностью утверждаются внутренние нормы, которые заносятся в Положение о контроле над расходом бензина или других видов ГСМ.

Для того чтобы при этом вы могли полностью исключить какие-либо вопросы со стороны налоговых служб, вам нужно будет подтвердить, что те нормы, которые принимаются в вашей учетной политике, всецело учитывают реальные транспортные условия, а также техническое состояние используемых транспортных средств. Ведь просто предоставления подробных расчетов расхода ГСМ по каждому автомобилю будет вполне достаточно для того, чтобы проверяющие не сомневались в том, что подобные затраты являются обоснованными. В остальных же случаях предлагает Минтранс нормы расхода ГСМ, которые можно будет использовать в своей работе.

Что нужно учитывать?

Для того чтобы списать определенную статью затрат на ГСМ, вам нужно будет обосновать эти затраты с экономической точки зрения. Налоговики под этим предусматривают ситуацию, при которой фактический расход соответствует нормам расхода топлива, которые были утверждены в данной компании. При этом стоит отметить тот факт, что такой принцип работает не только в случае общей, но и с упрощенной системой налогообложения.

Помощь Минтранса

Также предлагает свои особенности Минтранс. Нормы расхода ГСМ предусматривают возможность повышенного расхода в следующих условиях:

• В зимний период – от 5 % до 20 % в зависимости от определенных климатических особенностей региона.
• На различных дорогах общего пользования, проложенных в горной местности, – до 20 % в зависимости от уровня высоты над морем.
• На различных дорогах общего пользования, которые возведены со сложным планом, – до 30 % в зависимости от категории трассы.
• В городских условиях – до 25 % в зависимости от населения города.
• В случае слишком частых технологических остановок, связанных с необходимостью погрузки или же выгрузки, – до 10 %.
• При проведении транспортировки слишком тяжелых, крупных или же опасных грузов, а также товаров, которые являются хрупкими и должны транспортироваться при пониженной скорости, – до 35 %.
• В случае использовании кондиционера или же специализированной системы «климат-контроль» в процессе движения – до 7 %.

Таким образом, для того чтобы обеспечить нормальное регулирование расхода ГСМ, нужно будет установить разные режимы его применения в зависимости от того, при каких условиях эксплуатируется данный автомобиль.

Программы

На сегодняшний день при выполнении практически любых бизнес-процессов можно использовать специализированное программное обеспечение, особенно если вы хотите получить максимально эффективный результат, приложив к нему возможный минимум усилий.

В частности, если вы эксплуатируете автомобиль, нормы расхода ГСМ можно будет учитывать при помощи стандартного Excel. Но если же вы хотите обеспечить максимально удобный учет и контроль, то в таком случае нужно будет использовать уже специализированное программное обеспечение. При помощи таких утилит вы сможете полностью автоматически учитывать расход и поступление горюче-смазочных материалов по транспортным средствам и автомобилям, а также обеспечить максимальный контроль отклонений фактических затрат от тех, которые были установлены в соответствии с нормативными правилами.

Что делать в случае перерасхода?

Ведение отчетности является актуальным только в том случае, если вы можете сравнить данные с какими-либо предыдущими или дальнейшими показателями. Если вы обнаружили, что факт расходования топлива существенно превышает нормы расхода ГСМ тракторами или другими присутствующими у вас транспортными средствами, то в таком случае вам нужно будет детально проанализировать все возможные причины, после чего принять соответствующее решение.

Перерасход – не всегда воровство

Не стоит забывать о том, что наличие повышенного расхода далеко не всегда говорит о том, что присутствует нелегальная утечка топлива в вашей компании. В некоторых случаях действительно нужно предпринять определенные меры, направленные на то, чтобы изменить нормы расхода ГСМ. КАМАЗ, КРАЗ и другие грузовики могут тратить разное количество топлива в зависимости от своего состояния или же изменения условий работы, поэтому при возникновении таких проблем иногда есть смысл пересмотреть используемые нормы. Помимо всего прочего, на расходы могут влиять и другие факторы, такие как особенности дороги при транспортировке, загруженность автомобиля при эксплуатации и многое другое.

Как определить?

В обязательном порядке вы должны добиться от водителя объяснительной о том, почему именно возник перерасход, после чего уже принимается решение о том, нужно ли будет его учитывать в процессе налогообложения прибыли или же, возможно, нужно будет списать его за счет собственных средств компании. Если же вы определили, что расход все-таки был недобросовестным, то в таком случае необходимо будет, конечно же, списать эту сумму с водителя.

Таким образом, каждая компания самостоятельно осуществляет расчет норм расхода ГСМ в качестве эталона, в соответствии с которым будет определяться перерасход или же экономия. Конечно, можно всегда списать ГСМ в размере фактических затрат, однако назвать обоснованными эти затраты можно только в том случае, если они находятся в пределах норм, установленных учетной политикой компании.

Порядок списания должен быть прописан

Вам следует в обязательном порядке определиться с тем, каким образом вы собираетесь вести учет купленного топлива. В преимущественном большинстве случаев водители полностью самостоятельно покупают бензин на станциях, и на это им выделяется определенная сумма подотчетных средств. После того как водителем будет предоставлен авансовый отчет, к которому будут приложены чеки АЗС, вы приходуете бензин.

Второй вариант: в соответствии с договором с определенной сетью АЗС компания будет оплачивать полученный бензин безналичными путями. Таким образом, в конце каждого месяца вам будет предоставляться детальная информация касательно того, какое количество бензина и по какой стоимости было отпущено различным сотрудникам по предоставленным ими талонам или же топливным картам. Такой бензин вами также приходуется. Для того чтобы учитывать топливо, рекомендуется выделить специализированный счет.

Списание бензина – важный момент

Следующий момент, который вам в обязательном порядке следует прописать в выбранной вами учетной политике, – это списание ГСМ. В преимущественном большинстве случаев нормы расхода ГСМ (РФ) предусматривают списание расходованного топлива в бухгалтерском счете на общехозяйственные расходы, расходы на продажу, а также основное производство, и в данном случае выбор уже будет зависеть непосредственно от того, какой деятельностью занимается ваша организация, а также каким именно транспортом осуществляется расход топлива.

Путевые листы – обязательный элемент работы водителей

Бензин должен списываться на основе информации, предоставленной в путевых листах. Именно это те первичные документы, которые должны заполняться водителями и по которым изначально определяется, соблюдаются ли нормы расхода ГСМ. Минтранс РФ предусматривает указание в этих листах километража, маршрута, а также объема топлива в баке на момент начала и конца поездки. Разница между этими параметрами и будет представлять собой фактический расход топлива, который должен быть списан. Списывать его следует в соответствии с фактической себестоимостью, средней ценой или же по технологии ФИФО, при этом выбранная технология также должна прописываться в вашей учетной политике. Стоит отметить, что в данном случае метод может быть отличным от того, каким образом вы списываете другие виды материалов.

Для налогообложения

В процессе расчета налога на прибыль цена использованных вами горюче-смазочных материалов может прописываться в материальных затратах или же относится на прочие расходы, необходимые для содержания используемого вами служебного транспорта. Ни в одной из соответствующих статей Налогового кодекса не говорится о том, что расходы на бензин в обязательном порядке должны быть нормированными или же должны использоваться нормы расхода топлива, вследствие чего вы можете списывать их в объеме фактических затрат.

Однако при этом вы должны понимать, что расходы должны иметь определенную экономическую обоснованность, и именно для того, чтобы вы могли более эффективно контролировать количество расходов, финансовым ведомством рекомендуется к использованию таблица норм расхода ГСМ.

Именно по этой причине изначально вам следует в налоговой учетной политике полностью прописать, по какой конкретной статье вы собираетесь вести учет топлива – по материальным расходам или же каким-либо другим, а также написать, каким образом вы обеспечиваете контроль надо обоснованностью расходов ГСМ.

Использовать ли нормы?

Как говорилось выше, Минтранс РФ утвердил определенные нормы расхода ГСМ для определенных марок автомобилей, но при этом вы должны понимать, что такие нормы подготавливались в соответствии с идеальными дорожными условиями, что просто неприемлемо в условиях отечественных дорог. Другими словами, эти нормы рассчитывались при использовании абсолютно прямой трассы, а также качественного дорожного покрытия при минимальном количестве поворотов и светофоров, отсутствия пробок и умеренной температуре воздуха. Вполне естественно, что в условиях наших дорог подобная транспортировка невозможна в принципе.

Именно поэтому вы должны понимать, что если ваши автомобили передвигаются по городу на небольшой скорости, да еще и транспортируют груз при высокой или же, наоборот, низкой температуре воздуха, то в этом случае расход топлива будет значительно превышать предлагаемые нормы и вам нужно будет постоянно корректировать базовые ориентиры.

Если же речь идет об эксплуатации военных автомобилей, то там использование норм является обязательным. В частности, в обязательном порядке учитывается приказ № 65, нормы расхода ГСМ в котором расписаны предельно подробно.

Таблица

Ниже представлена краткая таблица для наиболее распространенных грузовиков (количество литров на 100 км).